Préciser les responsabilités du gestionnaire de l’évaluation et des évaluateurs

Le gestionnaire de l’évaluation est souvent, mais pas systématiquement, le gestionnaire de projet ou de programme, le responsable des programmes de l’organisme, le responsable de la Section de l’évaluation ou bien un autre membre de cette section (ou encore le responsable du suivi et de l’évaluation de l’organisme).

Le gestionnaire de l’évaluation assume les responsabilités suivantes :

veiller à ce que l’évaluation se déroule comme prévu (voir étape 6) et respecte le calendrier établi pour les jalons ou les produits livrables;
résoudre les problèmes, au besoin (ou bien renvoyer les problèmes à la personne ou à l’entité compétente);
veiller à ce que les évaluateurs aient accès à tous les documents pertinents sur le projet ou le programme ainsi qu’à tous les intervenants du projet ou du programme et de l’évaluation (voir étape 7).

Lors d’une évaluation de grande envergure, le gestionnaire de l’évaluation peut être aidé par un ou plusieurs membres du personnel qui assumeront des responsabilités précises dans le cadre du processus de gestion.

Les compétences de base en gestion s’appliquent aussi à la gestion d’une évaluation, car il faut gérer le personnel et assurer la logistique. Lorsque la gestion de l’évaluation porte sur un contenu différent, le gestionnaire de l’évaluation doit posséder des connaissances de base sur les méthodes et processus d’évaluation afin d’aider l’équipe d’évaluation à faire les meilleurs choix possible.

Pour la réussite de l’évaluation, il est primordial que le gestionnaire de l’évaluation :

soit officiellement désigné;
comprenne clairement la portée de ses pouvoirs (quelles sont les décisions qu’il peut prendre seul pour le déroulement de l’évaluation et quelles sont les décisions qu’il doit faire approuver et par qui ?);
ait accès aux renseignements pertinents et aux membres du personnel compétents (de l’organisme qui a commandé l’évaluation et des responsables de la mise en œuvre de l’intervention).

Le gestionnaire de l’évaluation doit en outre posséder une parfaite compréhension des rôles de toutes les personnes participant à l’évaluation, y compris ceux des évaluateurs.

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Liste des responsabilités du gestionnaire de l’évaluation

pouvant comprendre les éléments suivants :

Informer les évaluateurs externes au sujet des objectifs, des activités et des bénéficiaires du programme, les informer des attentes à l’égard de l’évaluation et leur donner les renseignements pertinents concernant l’organisme.
Formuler des observations et rassembler les commentaires concernant le plan d’évaluation.
Préciser ce qui doit être mentionné dans le rapport au sujet de la progression de la mise en œuvre de l’évaluation (notamment les difficultés majeures et leur résolution ou les problèmes potentiels qui doivent être soulevés aux fins de la prise de décisions ailleurs).
Préciser les éléments attendus dans le rapport d’évaluation officiel.
Tenir les évaluateurs au courant de toute modification des activités du programme ou du contexte de l’évaluation.
Faire le point régulièrement avec l’ensemble du personnel au sujet du processus d’évaluation.
Suivre la mise en œuvre de l’évaluation, notamment le respect des jalons et des produits livrables.
Favoriser la participation du personnel du programme à l’évaluation s’il y a lieu et lorsque cela est convenu.
Contribuer à la résolution des problèmes ou trouver les personnes en mesure de les résoudre.

Adapté de : The Program Manager’s Guide to Evaluation. Deuxième édition. Washington D.C. : Office of Planning, Research and Evaluation. Administration for Children and Families, US Department of Health and Human Services, 2010; p. 28.

Liste des responsabilités de l’évaluateur

pouvant comprendre les éléments suivants :

Élaborer un plan d’évaluation avec le gestionnaire de l’évaluation et le personnel du programme.
Produire des rapports d’étape mensuels ou trimestriels sur la mise en œuvre de l’évaluation (par écrit ou en personne).
Assister aux réunions du personnel du programme, du conseil consultatif sur l’évaluation ou du comité de coordination.
Former les responsables de la collecte des données sur :
- la sélection des participants et des cas aux fins d’échantillonnage
- l’utilisation des outils de collecte de données
- l’assurance de la qualité des données
Veiller au respect des normes éthiques (p. ex. confidentialité des données) durant toutes les phases de l’évaluation.
Superviser la mise en œuvre de la collecte de données, notamment :
- les entretiens avec le personnel du programme et les participants au programme
- la direction des groupes de discussion
- l’observation des activités de prestation de services
- l’examen des dossiers des participants
- l’élaboration de procédures et d’outils de gestion des données (p. ex. base de données)
- le codage, la saisie et le nettoyage des données
- l’analyse des données
Rédiger des rapports d’évaluation intérimaires (trimestriels, semestriels, annuels) ainsi que le rapport d’évaluation final.
Présenter les résultats au personnel du programme et aux autres membres de l’organisme.
Présenter les résultats lors des réunions et des conférences.