Appuyer l’utilisation des constatations de l’évaluation
Le suivi de la réponse de l’organisation aux constatations de l’évaluation est un élément essentiel pour appuyer l’utilisation. Il s’agit souvent d’une responsabilité de la direction, mais il est recommandé de prévoir du temps dans le plan et le budget d’évaluation pour que l’évaluateur puisse fournir un soutien au-delà de la simple présentation du rapport d’évaluation.
Diverses options peuvent être utilisées pour appuyer l’utilisation des constatations de l’évaluation. Par exemple :
- des examens annuels : examiner les principales constatations et conclusions de l’évaluation en fonction des études d’évaluation réalisées au cours de l’année précédente (voir, par exemple, How to conduct an annual review?);
- un calendrier d’utilisation des données : permet de guider la collecte des données et les exigences en matière de rapports, et de veiller à ce que les données d’analyse et d’évaluation soient activement utilisées (voir, par exemple, a data use calendar qui comprend les recommandations et les enjeux clés pour un éventail d’intervenants et fournit clairement les prochaines étapes et les échéanciers pour les mesures de suivi à prendre);
- réponse de la direction : une réponse écrite aux recommandations formulées dans le rapport d’évaluation. La réponse peut être en accord, partiellement d’accord ou en désaccord avec une recommandation et doit fournir une explication pour toute acceptation partielle ou rejet d’une recommandation. Pour les recommandations qui ont été acceptées, ou partiellement acceptées, les principales mesures de suivi doivent être déterminées, un échéancier doit être précisé et l’unité responsable doit être désignée. Il est important de désigner une personne pour coordonner la réponse de la direction et de convenir d’une échéance pour la soumission des commentaires. La direction doit répondre en temps opportun, par exemple, dans les deux mois suivant la réception du rapport final de l’évaluation (voir, par exemple, guidance on preparing management responses);
- suivi des recommandations : conserver un dossier transparent des réponses aux recommandations et des mesures qui en découlent (voir, par exemple, a recommendation tracking matrix et la façon dont il peut être utilisé).
Produit
- Documents sur l’utilisation de l’évaluation
IDRC-specific information
Les programmes du CRDI peuvent comprendre plusieurs manières de prendre en charge le recours aux évaluations. Des exemples en lien avec la diffusion des conclusions de l’évaluation ainsi qu’avec la participation des utilisateurs et l’exercice de l’influence sur le changement figurent ci-dessous. Gardez à l’esprit que l’appui apporté à l’utilisation constitue habituellement une étape supplémentaire qui suit la sollicitation de remarques sur le rapport d’évaluation provisoire ou un autre extrant. Lorsque des personnes formulent des remarques sur le rapport provisoire, elles fournissent des données supplémentaires, peaufinent l’analyse et se concentrent habituellement sur la formulation de critiques sur le rapport des conseillers.
Voici certains exemples de diffusion des conclusions d’une évaluation :
- Lorsque les programmes avisent les bénéficiaires de subvention qu’une évaluation de programme est en cours et sollicitent leur participation à la collecte des données, le programme leur fait également connaître le moment auquel ils auront accès au rapport final d’évaluation et la manière d’y accéder. Voir par exemple un courriel envoyé pour aviser les bénéficiaires de subvention de la publication d’un rapport d’examen externe.
- La diffusion des conclusions des évaluations aux utilisateurs peut se faire de différentes manières, notamment par l’intermédiaire d’un document récapitulatif, d’un rapport entier, d’un site Web, d’un article sur le site Web du programme ou d’un blogue.
Exemple de participation des utilisateurs de la recherche et de l’exercice d’une influence sur le changement :
- Les utilisateurs peuvent formuler des recommandations; certaines évaluations limitent le travail des conseillers externes à la collecte de données et à la diffusion des conclusions de l’évaluation. Les utilisateurs de l’évaluation eux-mêmes décident des recommandations qu’ils formuleront à la suite de l’évaluation.
- Certains programmes ont invité leurs évaluateurs à présenter l’évaluation lors d’une réunion d’équipe au cours de laquelle l’équipe discute des recommandations et décide des mesures prioritaires à la lumière des conclusions de l’évaluation.
- Les réponses du programme ou de la direction expriment le fait que certaines évaluations consignent par écrit de manière officielle les réflexions des utilisateurs de l’évaluation. Par exemple, l’équipe Réseaux Pan-Asie a rédigé une réponse relative au processus et aux conclusions de l’évaluation sur l’approche de constitution de réseaux du programme, et l’a placée en annexe du rapport public (https://idl-bnc-idrc.dspacedirect.org/handle/10625/39270, p. 47 et suivantes). Les réponses de la direction sont consignées dans chaque ensemble de documents à partir des examens externes de 2015 (voir p. ex. https://idl-bnc-idrc.dspacedirect.org/handle/10625/54112).
- Les évaluations sont souvent utilisées de façon répétée au fil du temps. Certains membres du personnel du CRDI voulaient que l’orientation des programmes sur l’adaptation aux changements climatiques entrepris il y a plus de dix ans s’applique au nouveau programme Changements climatiques. Au début de leur réunion annuelle, ils ont donc réexaminé leurs évaluations et leurs propres souvenirs des réalisations importantes ainsi que des points à améliorer en lien avec les trois programmes axés sur les changements climatiques précédents. Les renseignements recueillis ont servi à l’élaboration de la nouvelle stratégie.