Élaborer le mandat

Le mandat ou la demande de propositions est un énoncé explicite des ressources, des rôles et des responsabilités des évaluateurs et de l’organisation qui commande l’évaluation ou du gestionnaire de l’évaluation, y compris :

• pourquoi et pour qui l’évaluation est réalisée;
• ce qu’elle vise à accomplir;
• la manière dont cela sera fait;
• qui participera à l’évaluation;
• le moment où les jalons doivent être atteints et celui où l’évaluation doit être terminée.

L’étape 2 a déjà permis de préparer une grande partie des renseignements, la rédaction du mandat consiste donc principalement à rassembler les renseignements nécessaires dans ce document.

Pour une évaluation interne, réalisée par le personnel de l’organisation, le mandat est souvent appelé le « résumé d’évaluation » ou l’« accord d’évaluation ». La plupart des éléments d’un mandat officiel ou d’une demande de propositions pour les évaluateurs externes sont pertinents à inclure dans un résumé ou un accord d’évaluation interne.

En plus des détails concernant le projet ou le programme et son contexte ainsi que l’évaluation – l’objectif, la portée, les principales questions d’évaluation et la méthodologie d’évaluation (ou la façon dont ils doivent être élaborés) – le mandat ou la demande de propositions doit également inclure les exigences en matière de rapports, les jalons ou les produits livrables, les délais et les exigences contractuelles pertinentes.

Même si le mandat ou la demande de propositions d’un processus d’évaluation devra être adapté aux particularités de cette étude et respecter les exigences de l’organisation, certains éléments doivent être inclus dans tous les mandats ou les demandes de propositions.

1. Renseignements généraux
2. But, objectifs et raison d’être de l’évaluation
3. Utilisateurs prévus et utilisations de l’évaluation
4. Principales questions d’évaluation
5. Principes et approche qui guideront l’évaluation
6. Méthodologie
7. Rôles et responsabilités des différents acteurs
8. Exigences en matière de rapports (voir immédiatement ci-dessous)
9. Échéancier et jalons
10. Exigences particulières

Certaines organisations incluront un budget indicatif ou un plafond budgétaire.

Les exigences en matière de rapports pour l’évaluation (mentionnées ci-dessus comme étant la section 8 d’un mandat) peuvent inclure :

• le format désiré (présentation orale, écrite, vidéo, etc.);
• les outils de diffusion (résumé, notes d’information, documents de présentation, bulletin, etc.);
• les publics visés; les rubriques;
• la longueur désirée du rapport;
• les indications selon lesquelles le rapport doit inclure des recommandations particulières;
• les indications selon lesquelles les ensembles de données doivent être retournés (questionnaires remplis, sondages, notes et enregistrements d’entrevues, etc.);
• le mode de livraison;
• les restrictions particulières ou les autorisations requises pour publier les renseignements tirés de l’évaluation ou fondés sur celle-ci.

Le mandat ou la demande de propositions doit être rédigé avant le début de l’évaluation. Des experts-conseils peuvent participer au perfectionnement de la conception de l’évaluation, mais l’organisation qui commande l’évaluation doit s’assurer que le mandat précise ce que l’évaluation vise à accomplir et ce que l’on attend des évaluateurs. Il est important, dans le cadre des processus décisionnels, de s’entendre sur les personnes qui doivent fournir des commentaires directs et sur celles qui doivent examiner et approuver le mandat avant sa publication.

Les étapes suivantes permettront de préparer les renseignements nécessaires au mandat.

• Décider si l’évaluation sera réalisée à l’interne, à l’externe ou par une équipe composée d’évaluateurs internes et externes (voir l’étape 2 pour obtenir des directives plus détaillées). Le mandat doit inclure tous les renseignements dont les évaluateurs externes ont besoin pour décider s’ils présenteront une soumission.
• Déterminer les critères de sélection pour les évaluateurs externes (voir l’étape 2 [/commissioners_guide/step2] pour obtenir des directives plus détaillées). Le mandat doit indiquer clairement quelles qualités, parmi l’éventail des qualités des évaluateurs, sont « souhaitées » et lesquelles sont « essentielles ». Ces indications serviront de critères pour appuyer un processus transparent visant à sélectionner l’expert-conseil qui convient le mieux. Les critères et le processus de sélection des évaluateurs externes doivent être précisés dans le mandat.
• Préciser si la conception de l’évaluation sera élaborée dans le cadre du mandat, à la première étape de l’évaluation ou en tant que projet distinct (voir l’étape 5). Il y a deux scénarios de base pour aborder la méthodologie de l’évaluation dans le mandat.

1)      Le mandat indique une méthodologie d’évaluation particulière qui doit être utilisée et les compétences de l’évaluateur peuvent être précisées en conséquence.

2)      Le mandat énonce que la première tâche de l’évaluateur externe est de concevoir l’évaluation et de choisir une méthodologie appropriée, auquel cas il est utile de définir au moins certaines valeurs et certains principes qui doivent être respectés au cours du processus d’évaluation.

• Rédiger le mandat avec la collaboration du personnel compétent.
• Recueillir les commentaires des intervenants clés.
• Obtenir l’approbation de la haute direction, conformément aux exigences particulières de l’organisation.

Le mandat ou la demande de propositions :

• devient un document public autonome;
• peut être utilisé comme fondement à l’élaboration du contrat avec l’évaluateur externe;
• peut être utilisé pour appuyer les discussions avec les principaux utilisateurs de l’évaluation concernant leurs besoins en matière de renseignements.

Produit

• Résumé d’évaluation ou accord d’évaluation (pour les évaluations internes)
• Mandat ou demande de propositions (pour les évaluations qui font appel à des évaluateurs externes)

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Vous pouvez utiliser un modèle dans un logiciel de traitement de texte pour rédiger le mandat pour votre évaluation ou vous pouvez utiliser le logiciel GeneraTOR ci-dessous qui vous guidera dans la rédaction des différentes sections d’un mandat ou d’une demande de propositions. Le logiciel vous permettra de produire un document Word comportant les renseignements que vous avez sauvegardés, lequel pourra ensuite être peaufiné ou examiné par d’autres personnes.

Voici un aperçu du logiciel :

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