Publier le mandat de l’évaluation ou la demande de propositions

Il existe différentes approches pour publier la demande de propositions ou le mandat de l’évaluation. Elles sont habituellement fondées sur les procédures de passation des marchés propres à l’organisation et sont souvent liées aux coûts des travaux.

Les sources de soumissionnaires éventuels comprennent : d’autres organismes qui ont fait appel à des évaluateurs externes, des universités locales, des instituts de recherche, des sociétés d’experts-conseils et des associations professionnelles d’évaluation.

Pour un appel ouvert (c.-à-d. un appel qui sollicite des soumissions concurrentielles), la publication peut être effectuée dans les journaux locaux, au moyen des réseaux professionnels en ligne ou des listes de diffusion, dans les bulletins des organismes, etc. Prévoyez autant de temps que possible entre l’affichage et la date limite pour les soumissions afin de maximiser le nombre de réponses.

Si l’on dispose de suffisamment de temps, un processus en deux étapes peut être envisagé. Premièrement, une manifestation d’intérêt est sollicitée, laquelle ne demande souvent que la soumission d’une lettre d’intention et d’un CV. Par la suite, une proposition complète est demandée de la part des personnes sélectionnées d’après la manifestation d’intérêt. La première étape permet de réduire le bassin de candidats potentiels pour la deuxième étape en conservant ceux qui sont le plus susceptibles de répondre aux exigences et, par conséquent, diminue la quantité de travail nécessaire pour l’examen des propositions complètes.

Cependant, plusieurs organisations utilisent les manifestations d’intérêt différemment et pour des raisons différentes.

Pour un appel restreint, la publication vise un nombre limité d’experts-conseils, d’organisations ou d’agences présélectionnés d’une certaine manière, souvent en raison de leur expertise particulière requise pour l’évaluation, mais également comme moyen de simplifier le processus d’appel d’offres lorsqu’il faut obtenir des services à contrat.

Les soumissionnaires éventuels sont invités à poser des questions au sujet du mandat ou de la demande de propositions afin de clarifier les exigences. Il existe habituellement des règles précises concernant la façon dont ce processus est géré, y compris les délais pour les questions et la décision pour savoir si les réponses seront communiquées et de quelle façon.

Produits

• Appel de manifestation d’intérêt
• Mandat ou demande de propositions